Современный офис любой компании не может нормально функционировать без технического оснащения, к которому относятся инженерные системы, телекоммуникации, телефонная связь и оргтехника. Однако и этого недостаточно для хорошей работоспособности, так как для любой техники и оборудования необходимо качественное профессиональное обслуживание.
Применение в работе компьютерных технологий и современного программного обеспечения позволяет осуществлять любую работу гораздо быстрее. Любой офис оснащен стандартным набором оргтехники: компьютеры, факсы, принтеры, сканеры, копировальные автоматы, АТС и компьютерные сети. Сбой программного обеспечения не редкая ситуация в любом офисе, при которой могут быть полностью потеряны данные, содержащиеся в компьютере. Вследствие этого в последнее время большой популярностью стали пользоваться карты памяти для компьютера. Они позволяют сохранять копии важных документов, отчетность, договора и другую информацию, которая является наиболее ценной для работы компании. Карты памяти, имея различный объем памяти, способны вместить себя базу данных небольшой компании, избежать проблем в случае возникновения сбоя программного обеспечения и восстановить потерянную информацию.
Автоматизация офиса не отменила бумажную отчетность, поэтому для нормальной и стабильной работы большое значение имеют принтеры, сканеры и копиры. В большинстве случаев применяются многофункциональные устройства, которые совмещают в себе работу принтера, сканера и копировального аппарата. В настоящее время основная часть работы выполняется на компьютере, поэтому неисправность такого аппарата, как принтер, может полностью остановить работу. Как правило, именно в тот момент, когда необходимо срочно распечатать или размножить документы, заканчиваются картриджи для принтеров или останавливается ксерокс из-за высокой нагрузки. Несмотря на то, что современная техника способна выдерживать большие нагрузки, и она рассчитывается на обработку большого количества бумаги, рано или поздно она все равно ломается, особенно это относится к многофункциональным аппаратам с наибольшей нагрузкой. Для того чтобы не случались неприятные ситуации, необходимо проводить профилактическую проверку всей оргтехники, иметь в запасе картриджи для принтеров и копи-картриджи, которые можно быстро заменить и восстановить работу оргтехники.
